Come comunicare in azienda
La Fragilità della Comunicazione:
croce e delizia di noi Umani.
La sfida di comunicare con efficacia resta uno dei più grandi enigmi irrisolti dell’interazione umana, una sorta di cubo di Rubik perenne che continua a confondere manager e dipendenti, con conseguenze che toccano ogni aspetto della nostra vita lavorativa e personale.
Immaginatevi una torre di Babele aziendale, dove ogni parola sembra tradursi in mille modi diversi, creando un labirinto di incomprensioni e fraintendimenti…
Scopriamo insieme, allora, come migliorare la comunicazione aziendale!
La comunicazione interna tra management e personale rappresenta una delle sfide più complesse e persistenti in molte aziende.
È come cercare di danzare il tango in una stanza piena di mobili: c’è sempre qualcosa che ostacola i movimenti, che siano differenze di prospettive e priorità, dinamiche gerarchiche o rapporti di potere che inibiscono una comunicazione aperta.
Ogni passo avanti rischia di essere un inciampo.
Nonostante gli sforzi dei manager per spiegare chiaramente gli obiettivi aziendali, spesso si verifica un divario significativo nella comprensione delle informazioni trasmesse.
È come se parlassero in codice morse, e i dipendenti ascoltassero in alfabeto Braille.
Questo fenomeno, apparentemente paradossale, ha radici profonde in vari fattori influenzati dalle difficoltà della comunicazione umana di qualità.
È un po’ come cercare di costruire un castello di sabbia durante una tempesta: per quanto tu possa essere meticoloso, qualcosa sfugge sempre al controllo.
Eppure, c’è un lato divertente e intrigante in tutto questo caos comunicativo.
Pensate a quelle volte in cui, in una riunione, un malinteso ha portato a una risata collettiva o a una soluzione creativa inaspettata…
Forse, dopotutto, il segreto non è cercare di eliminare tutte le incomprensioni, ma imparare a danzare nel mezzo di esse, trasformando ogni inciampo in un passo di un ballo unico e irripetibile.
Forse, la vera arte della comunicazione sta proprio nel saper navigare tra le onde delle differenze e trovare il ritmo giusto per avanzare insieme, un passo alla volta, verso un obiettivo comune.
Il Fenomeno del "È tutto chiaro?"
Una scena comune in molte riunioni aziendali vede il manager che, dopo aver illustrato piani e obiettivi, chiede ai presenti se tutto sia chiaro.
In risposta, quasi sempre gli addetti del personale annuiscono e rispondono all’unisono …di sì.
Vi è capitato moltissime volte, vero?
Invece, questo apparente consenso nasconde spesso una realtà ben diversa.
I manager sono convinti di aver comunicato in modo efficace e di aver raggiunto l’obiettivo della loro esposizione.
Dall’altra parte, gli addetti ritengono in buona fede di aver compreso esattamente ciò che è stato loro detto.
In realtà, però, c’è spesso una discrepanza molto significativa tra ciò che è stato detto e ciò che è stato capito, compreso, assorbito.
Le Radici del Problema
La Complessità della Comunicazione Umana
La comunicazione umana è intrinsecamente complessa e soggetta a una miriade di equivoci.
Uno dei motivi principali è che, nonostante la sua enorme importanza, la comunicazione non è una materia scolastica insegnata sistematicamente.
Così, la maggior parte delle persone sviluppa le proprie abilità comunicative attraverso esperienze casuali e spesso frammentarie.
Questo porta a una varietà di stili di comunicazione e interpretazioni, creando un terreno fertile per frequenti e diffuse incomprensioni.
Limitazioni Cognitive e Percezionali
Gli esseri umani non possiedono strumenti semplici per capire esattamente cosa pensino i loro interlocutori.
Anche se le espressioni facciali e i toni di voce possono offrire qualche indizio, non sono sempre affidabili.
Le persone tendono a fare supposizion basate su segnali incompleti o ambigui, il che porta spesso a fraintendimenti e tutto ciò che ne segue.
Questo problema è ulteriormente complicato dalla tendenza naturale delle persone a interpretare le informazioni in modo da confermare le proprie aspettative o convinzioni preesistenti.
E se questo non bastasse, l’umore degli interlocutori a sua volta condiziona fortemente la recettività, la stessa disponibilità a capire e approfondire quanto l’altro dice.
L'Assenza di un Efficace Feedback
Un altro fattore cruciale è la mancanza di feedback efficace.
Quando i manager chiedono se tutto è chiaro, spesso ricevono risposte affermative per vari motivi, inclusa la paura di apparire incompetenti o il desiderio di evitare conflitti o persino ritorsioni.
Tuttavia, senza un feedback genuino e dettagliato, è difficile per i manager valutare la reale comprensione da parte del personale di quanto era stato detto.
Le Conseguenze delle Incomprensioni in Azienda
Le incomprensioni nella comunicazione possono avere conseguenze davvero gravi a diversi livelli, specialmente all’interno di un’azienda:
Inefficienza Operativa
Quando il personale non comprende pienamente gli obiettivi o le istruzioni, l’inefficienza è inevitabile.
Le attività possono essere svolte in modo errato o incompleto, richiedendo correzioni che consumano tempo e risorse.
Frustrazione e Conflitti
La frustrazione tra i manager, che vedono i loro piani non realizzati come previsto, e tra il personale, che si sente ingiustamente accusato di errori, può crescere rapidamente.
Questo clima di tensione peggiora ulteriormente la comunicazione e la collaborazione all’interno del team.
Insoddisfazione dei Clienti
Alla fine, anche i clienti possono diventare perplessi o delusi.
Prodotti o servizi che non soddisfano le aspettative a causa di incomprensioni interne minano la reputazione dell’azienda e la fiducia dei clienti.
Reazioni Estreme e Ulteriori Complicazioni
Spesso, le reazioni veementi alle incomprensioni aggravano ulteriormente la situazione. Quando le persone reagiscono con rabbia o frustrazione a ciò che credono di aver capito, la possibilità di una comunicazione chiara, serena e comprensiva si riduce ulteriormente.
Questo ciclo negativo può diventare difficile da interrompere, portando a un ambiente lavorativo ostile e poco produttivo.
Affrontare il problema della comunicazione interna inefficace richiede un impegno consapevole e continuo.
Le aziende devono investire in formazione sulla comunicazione, incoraggiare il feedback aperto e creare un ambiente in cui le domande, le obiezioni costruttive e le chiarificazioni siano benvenute.
Solo attraverso questi sforzi è possibile ridurre le incomprensioni e costruire un processo comunicativo più efficace e armonioso, che possa giovare sia al management che al personale, e infine, ai clienti.
Come Minimizzare i Malintesi e
Migliorare la Comunicazione
Il problema della non comprensione nella comunicazione va oltre la semplice divergenza di opinioni.
Spesso, l’incapacità di recepire, interpretare e comprendere perfettamente ciò che il nostro interlocutore afferma può distorcere i pensieri, indirizzarci su una linea di pensiero errata e suscitare emozioni difficili da controllare.
Questo problema è diffuso in vari contesti, dalle relazioni personali a quelle professionali, e rappresenta una delle sfide principali nella comunicazione umana.
Le Radici del Problema
La Complessità della Comunicazione.
La comunicazione non è semplicemente lo scambio di parole.
È un processo complesso che coinvolge il linguaggio, il contesto, lo stato d’animo, le esperienze personali e le aspettative.
Ogni parola o frase può essere interpretata in modo diverso a seconda di chi ascolta e del contesto in cui viene detta.
Limitazioni Cognitive
Gli esseri umani hanno capacità cognitive limitate che influenzano la nostra capacità di comprendere perfettamente ciò che viene comunicato.
Fattori come l’attenzione selettiva, la memoria a breve termine e i pregiudizi cognitivi possono distorcere la comprensione.
Mancanza di Feedback
Molto spesso, le persone non forniscono un feedback sufficiente per confermare la comprensione.
Che sia un cenno d’assenso, un’interiezione, un movimento o una parola che esprimano di star seguendo quanto viene detto.
Senza un feedback chiaro e dettagliato, è difficile sapere se il messaggio sia stato ricevuto e interpretato correttamente.
Leggi la seconda puntata dell’articolo: Impariamo a Comunicare bene in Azienda
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